Digitalisierung im Deutschen Ruderverband
Die Pandemie hat vor allem in Schulen und öffentlichen Einrichtungen die Defizite im Bereich der Digitalisierung schonungslos offengelegt. Der Deutsche Ruderverband hat sich bereits vor der Pandemie auf den Weg gemacht, um sich zukünftig in diesem Bereich besser aufzustellen und die entsprechenden Schritte in die Wege zu leiten. Dabei ist von Anfang an klar gewesen, dass es sich um ein gesamtverbandliches Thema handelt, das eine Menge Zeit, Arbeit und Ressourcen in Anspruch nehmen wird.
Hierzu wurde die Lenkungsgruppe Digitalisierung eingerichtet, um den Prozess der Digitalisierung im DRV zu begleiten und voranzutreiben. Johannes Rauh, Claus Schicks, Wilhelm Hummels, Steffen Christgau und Tobias Weysters starteten mit der Analyse der aktuellen Situation und der Erarbeitung eines Zielbildes der Digitalisierung.
Im Vordergrund der Digitalisierung steht zunächst eine zentrale Stammdatenverwaltung. Die Prozesse im Verband wurden ebenfalls abgefragt und entsprechende Leistungsanforderungen erstellt, mit denen an verschiedene Anbieter herangetreten wurde. Entschieden hat man sich letzten Endes für das Programm Sports Association Management Software (SAMS) der Volleyball IT GmbH, das bereits von den Ruderverbänden in Bayern und Nordrhein-Westfalen genutzt wird, die damit sehr gute Erfahrungen gemacht haben. Als Benutzer werden zukünftig sowohl die Vereine, als auch Landesverbände sowie Einzelpersonen Zugriff haben und die Vorteile von SAMS nutzen können.
Die Vereins- und Verbandsverwaltung bietet einen Schwerpunkt bei SAMS, sodass die Mitgliederverwaltung erheblich erleichtert wird und die Kommunikation mit Vereinen und Mitgliedern schnell, unkompliziert und zielgerichtet möglich ist. Die Veranstaltungsorganisationbildet einen weiteren Schwerpunkt und hilft beispielsweise bei der Organisation und Abrechnung von Veranstaltungen wie Tagungen und Trainingslehrgängen. Anmeldungen, Rechnungsstellung, Lastschrifteinzüge, Lizenzmanagement sowie weitere Vorgänge sollen so deutlich einfacher abgewickelt werden können und auch im Bereich Leistungssport läuft die Kaderverwaltung zukünftig über SAMS.
Aufbauend darauf soll eine neue Regattasoftware entwickelt werden, die allen Beteiligten die Arbeit erleichtern soll und die eine Schnittstelle zu SAMS nutzen wird, um auf alle erforderlichen Daten zugreifen zu können. So sollen zukünftig Ausschreibungen, Regattameldungen, die WKR-Verwaltung und die Abrechnung sowie das Ergebnismanagement für alle Regattaveranstalter auf der einen sowie die Vereine als Teilnehmende auf der anderen Seite erleichtert werden. Für die Entwicklung wurden Tobias Weysters, Nils Warnke und Thomas Witt berufen, die sich dem Thema Regattawesen annehmen und zusammen mit Time Team aus den Niederlanden die Software nach den Vorstellungen des Ruderverbandes entwickeln.
Auf der Geschäftsstelle werden Marcel Sura, Kerstin Rapp und Daniel Franke das Projekt koordinieren und steuern.
Des Weiteren wird derzeit DATEV online eingeführt, um zukünftig auch die Belegführung im Verband komplett zu digitalisieren und Ressourcen einzusparen. Der Papieraufwand würde deutlich weniger werden, da Belege direkt im Buchungssystem als PDF-Datei gespeichert werden und auch Rechnungsprüfungen zukünftig deutlich leichter durchgeführt werden können. Das Heraussuchen von Belegen aus Ordnern im Aktenschrank wird somit überflüssig.
Auch im Bereich Wanderrudern sind die Ideen zur Konzeption und Umsetzung eines neuen cloudbasierten Fahrtenbuchs fortgeschritten. Somit soll zukünftig neben den Standardanwendungen des Fahrtenbuchs auch weitere Funktionen wie Fuhrparkverwaltung usw. ermöglicht werden.
„Derzeit befinden wir uns bereits in der Umsetzungsphase und in der kurzen Zeit wurde das Thema Digitalisierung im Verband schon gut vorangetrieben. Der Dank gilt hier insbesondere allen Beteiligten, die sich im Themenbereich engagieren und ihr Wissen mit einbringen.“, so der DRV Vorsitzende Siegfried Kaidel.
In Kürze werden wir detailliert über die Vorteile und Arbeitserleichterungen durch die Einführung einer im Rudern Verbandsübergreifenden Stammdatenverwaltung informieren.